Che cosa si può segnalare

Attraverso l’apposita procedura, può essere segnalato qualsiasi atto, comportamento o omissione in violazione delle norme nazionali o europee che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato o qualsiasi atto o omissione volto ad occultare tali violazioni.

A tale riguardo si precisa che rientrano

–  nelle violazioni delle disposizioni normative nazionali: gli illeciti penali, civili, amministrativi o contabili relativi ai reati presupposto per l’applicazione del D.lgs. 231/01, nonché le violazioni del Modello di organizzazione, gestione e controllo non riconducibili a violazioni del diritto dell’Unione Europea come di seguito definito;

– nelle violazioni della normativa europea:

• illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’allegato 1 al Decreto e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (si tratta di illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi);
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (art. 325 del TFUE lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, par. 2 del TFUE);
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti.

E’ importante che la segnalazione sia adeguatamente circostanziata e dettagliata in modo tale da far emergere circostanze e fatti precisi. In particolare, è necessario che risultino: la chiara descrizione del fatto con indicazione di tempo e luogo della verificazione dello stesso, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i cui attribuire i fatti segnalati, l’identificazione di soggetti informati sui fatti, l’indicazione di possibili fonti di prova, le modalità attraverso le quali si è venuti a conoscenza del fatto.

Le segnalazioni anonime saranno comunque acquisite qualora riportino fatti circostanziati, ma i relativi segnalanti non potranno ricevere l’avviso di presa in carico e la comunicazione del relativo esito dell’istruttoria.

Cosa non si può segnalare

Non rientrano nelle categorie di cui sopra, e dunque sono escluse dall’ambito della segnalazione ex D.lgs. 24/2023, le contestazioni legate ad un interesse di carattere personale del/la segnalante, che attengono ai propri rapporti individuali di lavoro, o inerenti i rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (ad es. vertenze di lavoro, discriminazioni, conflitti interpersonali tra colleghi, segnalazioni di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di una lesione dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente privato o dell’amministrazione pubblica).

Altresì sono escluse dall’ambito della segnalazione ex D.lgs. 24/2023 le segnalazioni palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite sulla base di indiscrezioni non attendibili.

Pertanto, le eventuali segnalazioni legate a un interesse personale del/la segnalante non sono considerate segnalazioni whistleblowing, e verranno archiviate ex D.lgs. 24/2023. Queste ultime potranno essere trattate come segnalazioni ordinarie, laddove previsto dai competenti organi interni della Società (come ad es. per le segnalazioni inerenti la parità di genere).

Chi può segnalare

I/le whistleblowers sono coloro che sono legittimati/e all’invio di segnalazioni e nello specifico sono:

• i/le dipendenti, ex dipendenti e i/le candidati a posizioni lavorative;
• i/le soci/e;
• i clienti, i/le fornitori/trici, i/le consulenti, i/le collaboratori/trici nello svolgimento della propria attività lavorativa.

Quali sono i canali di segnalazione interni di Gruppo Millepiani S.p.a. e come vi si accede

Sono stati individuati tre canali di segnalazione:

1. la comunicazione diretta che prevede la possibilità di esporre la segnalazione in forma verbale o scritta direttamente all’Organismo di Vigilanza, richiedendo appuntamento direttamente all’OdV scrivendo alla mail odv@millepiani.com o scrivendo l’oggetto della segnalazione alla suddetta mail;
2. la comunicazione online che consente al/la whistleblower di inviare la propria segnalazione mediante compilazione del modulo online pubblicato nella sezione Whistleblowing del sito della Società;
3. la comunicazione cartacea che prevede la possibilità di inviare la segnalazione tramite servizio postale (Via Della Longura, 21 cap 20826, Misinto (MB)) o brevi manu nella casella della posta e/o nella casella delle segnalazioni indirizzata all’OdV. In tale ultimo caso, per garantire la riservatezza, la segnalazione va inserita in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata/personale OdV”;

Con riferimento ai canali di segnalazione 2 e 3 è possibile procedere anche in modo anonimo.

Chi riceve le segnalazioni e riscontri ai segnalanti non anonimi

Le segnalazioni sono ricevute dall’Organismo di Vigilanza di Gruppo Millepiani S.p.a. che si avvale del supporto della funzione HR  per gli approfondimenti istruttori.

L’OdV darà riscontro al segnalante non anonimo:

– della presa in carico della segnalazione entro 7 giorni dalla ricezione della stessa con avviso di ricevimento via mail;

– dell’esito dell’istruttoria svolta entro 90 giorni dalla data di invio dell’avviso di ricevimento con comunicazione mail.

Le tutele del segnalante

Millepiani assicura la riservatezza dell’identità del segnalante. È fatto divieto alla Società di applicare misure ritorsive o discriminatorie nei confronti del segnalante in ragione della segnalazione. In particolare, è fatto divieto a Millepiani di sanzionare il segnalante o di demansionarlo, licenziarlo, trasferirlo o sottoporlo ad altra misura organizzativa avente effetti negativi sulle condizioni di lavoro.

Gli atti ritorsivi adottati in violazione di tale divieto sono nulli. La stessa tutela si applica anche nei confronti dei facilitatori e degli altri soggetti assimilati al segnalante (come ad es. colleghi di lavoro del segnalante, persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, ecc.).

Privacy

I dati personali del segnalante, del segnalato e di tutti i soggetti coinvolti nella segnalazione sono trattati in conformità con la normativa vigente sulla protezione dei dati personali di cui al Reg. Eu. N. 679/2016 e di cui al D.lgs. 196/2003, così come modificato dal D.lgs. 101/2018.

Autorità garante della correttezza dei sistemi Whistleblowing e canale di segnalazione esterno

L’Anac (Autorità Nazionale Anticorruzione) può essere attivata se il canale interno non è attivo o non è conforme, se il segnalante ha effettuato una segnalazione interna in modalità non anonima e non ha ricevuto l’avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla segnalazione e/o non ha ricevuto il riscontro sul seguito dato alla segnalazione entro 90 giorni dalla ricezione dell’avviso di ricevimento, oppure ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente (sulla base di circostanze concrete ed informazioni effettivamente acquisibili) che se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o potrebbe determinare ritorsioni ovvero che la violazione può costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Anac mette a disposizione una piattaforma informatica accessibile dal sito istituzionale, tramite la quale è possibile comunicare ad Anac eventuali ritorsioni che si ritiene di avere subito a causa della segnalazione.

Le linee guida relative alle procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne sono disponibili sul sito internet dall’ANAC.

N.B.: L’ANAC ha previsto sanzioni da € 500,00 a € 2.500,00 per i segnalanti, nel caso in cui venga accertata la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia.